Wie plant man ein 3-tägiges Programm mit knapp 200 Sessions und 248 Speaker:innen auf 5 Bühnen?

Als Organisator eines Kongresses für Digitalisierung und mit der Erfahrung von mehr als 20 Jahren in der Event- und Digitalbranche, kennen wir die Herausforderungen bei der Planung von Events und Programminhalten. Aus diesem Grund haben wir 2021 begonnen, mit Hilfe von Automatisierungs- und No-Code/Low-Code-Tools unsere Veranstaltungsplanung stetig zu vereinfachen.

Hier findest du eine Anleitung dafür, wie du dein Speakermanagement mithilfe von Tools wie Typeform und Airtable zeiteffizient und transparent gestalten kannst!

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Deine Vorteile

Mit unserem Airtable-Template hast du alle für den Speaker-Management relevanten Daten an einem Ort und kannst alle Prozesse vom Call for Speaker bis zur Session Planung in einem Tool steuern.

Alle Informationen aus deinem Call for Speaker sammeln und anschließend strukturiert bearbeiten.
Details und Informationen zu
allen Speakern in einer Datenbank.
Manage Speaker transparent im Team mit einer individuellen Speaker-Pipeline.
Timeslots für Speaker einfach
und effizient planen und koordinieren.
Durch starke Prozesse die Experience und Zufriedenheit deiner Speaker erhöhen.
Automatisierungen nutzen, um alle Details mit der Website zu synchronisieren.

Template Galerie

Speakermanagement – Daten von allen Speaker:innen verwalten

Erstelle eine individuelle Speaker-Pipeline, in der der du festhältst, wie der Status eines Speaker ist. Ob zum Beispiel eine Anfrage oder eine Datenabfrage an den Speaker gesendet wurde, ob Bilder vom Speaker vorliegen oder ob der Speaker bereits auf eurer Veranstaltungs-Website veröffentlicht wurde.
Sammle alle wichtigen Informationen zu einem Speaker in einem Speaker-Profil wie Kontaktdaten, Status der Bearbeitung, Fotos, Vita, etc. Du kannst du Felder im Profil individuell anlegen und gestalten. Im Profil des Speakers kannst du im Projektverlauf wichtige Dokumente wie Verträge oder weitere wichtige Infos ablegen.
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Programmplanung – Speakerprofile mit Sessions verknüpfen und Programm erstellen

Im nächsten Schritt könnt ihr in der Airtable Datenbank die weiteren Details zum Programm planen.

Auch für jede Session deines Programms kannst du ein Profil anlegen und somit alle wichtigen Informationen übersichtlich an einer Stelle sammeln und miteinander verbinden. Sammle relevante Details für dein Programm wie den Titel der Session, Datum, Uhrzeit, Ort eine Kurzbeschreibung der Session, Dauer der Session und Informationen zum Speaker und plane auf dieser Grundlage deinen Timetable. Weiterhin kannst du für die Session relevante Dokumente wie Charts für die Präsentation hinterlegen.
Erstelle auf Grundlage der Details zu den Sessions einen Timetable mit allen wichtigen Informationen. Für dein fertiges Programm kannst du verschiedene Ansichten der geplanten Sessions erstellen, zum Beispiel für das Mediateam, welches dein Event begleitet oder für die Techniker an den Bühnen deines Events. Priorisiere deine Sessions, zum Beispiel für das Mediateam, welches dein Event begleitet.
Kontaktiere uns für deine Fragen!

Im nächsten Schritt haben wir unsere Airtable-Datenbank mit dem WordPress unserer Veranstaltungs-Website verknüpft. Sobald ein Speaker oder eine Session den Status „ready“ erreicht hat, werden die Informationen durch eine Automatisierung auf der Website veröffentlicht.

Jede Änderung in der Datenbank zu Speakern oder Sessions, wird in festgelegten Zeiträumen automatisch mit den Inhalten der Website synchronisiert, sodass keine manuellen Änderungen auf der Website erfolgen müssen.

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